二、查职业健康安全管理体系文件

1.标准要求

7.5 文件化信息

7.5.1 总则

组织的职业健康安全管理体系应包括:

a)本标准要求的文件化信息;

b)组织确定的实际职业健康安全管理体系有效性所必需的文件化信息。

7.5.2 创建和更新

创建和更新文件化信息时，组织应确保适当的:

a) 标识和说明(如标题、日期、作者或文件编号);

b)形式(如语言文字、软件版本、图表)与载体(如纸质载体、电子载体)；

c)评审和批准，以确保适宜性和充分性。7.5.3 文件化信息的控制；

职业健康安全管理体系和本标准所要求的文件化信息应予以控制，以确保:

a)在需要的场所和时间均可获得并适用;

b)得到充分的保护(如防止失密、不当使用或完整性受损)。

适用时，组织应针对下列活动来控制文件化信息:

分发、访问、检索和使用;

存储和保护，包括保持易读性;

变更和控制(如版本控制);

保留和处置。

组织应识别其所确定的、策划和运行职业健康安全管理体系所必需的、来自外部的文件化信息，适当时应对其予以控制。

注1:“访问”可能指仅允许查阅文件化信息的决定，或可能指允许查阅和更改文件化信息的决定。

注2:“访问”相关文件化信息包括工作人员及其代表(若有)的“访问”。

2.主要内容

(1)职业健康安全管理体系文件是体系有效运行的前提和基础，组织应建立并保持业健康安全管理体系所需的文件，以沟通意图、规范行动，达到预期。

(2)职业健康安全管理体系文件没有统一的标准，各个组织的体系文件都不一样，与体系盖的产品和服务、员工的能力等因素有关。一般应包括以下内容：

a)职业健康安全方针和目标;

b)职业健康安全管理体系覆蓝范围、即实际位置、涉及的活动、产品和服务、组织元(如体系涉及的管理部门、车间、场所等),)组织机构图和职能分配图:

d)各类岗位职责和权限;

e)管理体系手册;

0程序文件;

g)危险源、重要危险源清单;

h)风险评价准则;

I)法律法规清单;

J)合规性义务清单;

k)文件清单;

L)文件发放登记表;

m)实现职业健康安全目标措施方案:

n)工作人员协商和参与的决定;

o)应急准备和响应预案;

p)内部审核和管理评审方案;

g)作为活动及其结果的证据(记录)等。

(3)GB/T45001-2020并未要求组织必须编写管理手册，但组织通常会编制《职业健康安全管理手册》。职业健康安全管理体系文件通常分为三级，第一级为职业健康安全管理体系手册;第二级为程序文件;第三级为操作规程(作业指导书)和记录。

(4)体系文件应有编写者、编号、标题、审核人、批准人、发布时间和实施时间。

(5)体系文件发放应有发放登记记录，发给谁，什么时间发放的;文件应发放到使用的岗位用于指导工作。

3.存在问题

由于许多获证组织的职业健康安全管理体系文件都是咨询机构或咨询人员代写或者以其为主编写的，他们对获证组织实际状况并不完全了解，编写的体系文件难免存在这样或那样的问题。

(1)文件的编写人、审核人、批准人姓名不是手签的，均为机打。

(2)文件的批准不按规定执行，如文件管理程序规定，部门文件由主管领导批准，而文件的批准人却是总经理;还有的批准人不是本单位的，如一家获证组织的火灾演练预案的批准人本单位查无此人。

(3)体系文件描述的产品和服务与获证组织实际提供的产品和服务完全不一样。例如一家物业公司的体系覆盖的产品和服务描述的是家用电器的销售。

(4)提交组织机物图和获证组织实际不一致，有的不将分公司写在组织上:有的不按实际职能部门编写组织机构图。

(5)体系文件之间存在不一致的地方。例如，文件的名称不一致、组织机构不一致，产品和服务不一致、过程不一致、员工人数不一致等。

(6)有的仅有一纸质的体系文件，企业光职能部门就有好几个，有的文件已更新，而岗位使用的还是旧版文件。

(7)有未制定控制文件。例如，化学品管理、噪声的控制等设有制定管制度。

4.检查方法

(1)查阅受控文件清单，抽查几份文件看看是否符合体系文件管理要求。

(2)查阅文件发放清单，看文件是否发放至使用部门或岗位，必要时，到使用都岗位核对是否发放到位，是否为现行有效文件。

(3)查阅厂区平面图和地理位置，现场核查这些区域，是否将对职业健康安全管动系有重要影响的部门或场所纳入体系范围内。

(4)查阅体系文件，特别是查阅获证组织简介是否存在与手册内容相矛盾的地方。

(5)查阅体系文件，确认纳入体系的场所、产品和服务与认证证书范围是否一致,实际相一致。